Informationen zu Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur

Seit April 2008 versendet 11com7 elektronische Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur mit Anbieter-Akkreditierung (§ 2 Nr. 3 SigG), wie es laut BMF-Schreiben – IV B 7 – S 7280 – 19/04 (PDF) gefordert wird. Damit erfüllen unsere Rechnungen die Forderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen nach § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG.


Sie erhalten von 11com7 die Rechnung als PDF-Datei mit den Rechnungsangaben und zusätzlich die Signaturdatei (z.B. *.pkcs7). Diese Dateien müssen zusammen mit einem Prüfprotokoll entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufgehoben werden. Mit der Signaturdatei können Sie jederzeit die Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnung überprüfen. Eine Liste mit kostenloser Prüf-Software finden Sie weiter unten.

Im oben genannten BMF-Schreiben werden unter anderem die folgenden Anforderungen an Rechnungsempfänger gestellt:

  • Rdn. 70: »Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z.B. qualifizierte elektronische Signatur), selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist.«
  • Rdn. 71: »Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig.«

Zur Geltendmachung der Vorsteuer (§ 15 Abs. 1 UStG) wird eine Prüfung und Speicherung dieses Prüfergebnisses gefordert. Dieses Prüfprotokoll sollte zusammen mit der PDF- und Signaturdatei aufbewahrt werden. Weitere Informationen finden Sie zum Beispiel im »Forum Elektronische Steuerprüfung«.

 

Kostenlose Software zur Überprüfung digitaler Signaturen

Falls Sie bisher noch keine Software zur Überprüfung von elektronischen Signaturen verwenden, stellen wir Ihnen hier eine Liste mit vier kostenlosen Alternativen vor:

Mehr Informationen und Installationshilfen erhalten Sie auf den Seiten der jeweiligen Anbieter. Sollten Sie uns eine andere Software empfehlen können, freuen wir uns über Ihre Erfahrungen.

 

Eine automatische Überprüfungs-Lösung

Eine bequeme Lösung für die automatische Überprüfung elektronischer, signierter Rechnungen bzw. Dokumente bietet das »signaturportal.de« an.


Sie können dort eine »Postelle« einrichten und Rechnungssignaturen völlig automatisch überprüfen lassen. Signierte Rechnungen, die an diese Adresse geschickt werden, erhalten Sie dann direkt zusammen mit einem Verifikationsbericht.

Mehr Informationen und Preise finden Sie direkt beim Anbieter: www.signaturportal.de